So klappt digitale Zusammenarbeit – Part 2

Online Meetings

Im letzten Beitrag haben wir beleuchtet, wie man regelmässigen Meetings und gemeinsamen Ordnern produktiver in virtuellen Gruppen arbeiten kann. In diesem Beitrag werden wir drei weitere Tipps geben.

1. Genügend Zeit einplanen für Unvorhergesehenes

Nicht nur bei physischen Gruppenarbeiten macht es Sinn einen sogenannten Puffer einzuplanen. Da die virtuelle Zusammenarbeit für viele neu ist, sollte noch ein zusätzliches Puffer geplant werden. Dies kann beispielsweise praktisch sein, wenn aufgrund von technischen Schwierigkeiten Dateien verloren gehen oder wenn wegen schlechter Internetqualität Anrufe verschoben werden müssen.

2. Präsentationen virtuell üben

Am Ende der meisten Gruppenarbeiten findet eine Präsentation statt, welche die Ergebnisse der Arbeit präsentieren soll. Falls die Präsentation online stattfinden, müssen diverse Punkte beachtet werden. Das Mikro und falls notwendig die Kamera des Sprechers / der Sprecher sollte einwandfrei funktionieren. Dies kann geprüft werden, in dem eine Probe der Präsentation mit den einzelnen Teammitglieder stattfinden und das Mikro sowie die Kamera getestet wird. Falls etwas nicht klappt, müssen die Einstellungen des Kommunikationstools oder allenfalls des Computers überprüft werden. Auch das Teilen des Bildschirms, um den Zuschauern die Präsentation zu zeigen, muss ohne Probleme klappen. Derjenige, der den Bildschirm teilt, ist auch für das switchen zur nächsten Folie verantwortlich. Daher ist es wichtig, dass dieser weiss wann es Zeit ist, auf die nächste Folie zu wechseln. Um solche Fehler sowie auch andere vorbeugen zu können, ist es empfehlenswert, die Präsentation mehrfach zu üben und zwar am besten mit demselben Kommunikationstool, dass auch für die Präsentation mit den Zuschauern gebraucht wird. So kann man sich mit dem System vertraut machen und weiss, wo man was findet.

3. Planung ist King!

Wenn man physisch zusammensitzt, kann man sich schnell austauschen und jeder weiss was die anderen Teammitglieder machen. Bei virtuellen Projekten ist dies etwas schwieriger. Umso wichtiger ist in diesem Fall eine Planung. Hier sollte entschieden werden, welches Teammitglied für was zuständig ist und in welcher Zeitspanne. So kann man sicherstellen, dass sich niemand in die quere kommt und fälschlicherweise Daten gelöscht oder überschrieben werden.

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